Geschäftsreisen, die einfach laufen.
Wir organisieren die Dienstreisen Ihres Unternehmens effizient und regelkonform – von der Buchung über die Abrechnung bis zur Betreuung unterwegs.
Was ein Geschäftsreisebüro Ihrem Unternehmen abnimmt
Die Reiseanfrage geht aus Ihrem Unternehmen an einen festen Ansprechpartner: Er bucht Flug, Bahn, Hotel und Mietwagen im Rahmen Ihrer Reiserichtlinie, dokumentiert jede Buchung so, dass Ihre Buchhaltung damit arbeiten kann, und übernimmt die Umbuchung, wenn ein Termin verschoben wird oder eine Verbindung ausfällt.
Ob einzelne Dienstreise, wiederkehrende Routen oder ein vollständiges Travel-Management: Sie erhalten feste Ansprechpartner, klare Prozesse und transparente Abrechnungen.
Bei Ihnen bleiben drei Entscheidungen, die niemand von außen treffen kann:
- Bedarf melden: wer reist wohin, zu welchem Termin, wie lange
- Freigabe erteilen: auf dem Weg, der bei Ihnen ohnehin gilt
- Regeln setzen: Klassen, Budgets, Vorlauffristen, zulässige Ausnahmen
Alles Übrige – Recherche, Buchung, Änderung, Beleg – läuft an Ihrem Schreibtisch vorbei.
Warum Unternehmen ihr Business Travel an uns übergeben
Zeitersparnis
Recherche, Buchung und Umbuchung übernehmen wir – Ihr Team gewinnt Zeit fürs Wesentliche.
Kostenkontrolle
Klare Budgets, verhandelte Konditionen und eine Abrechnung, mit der Buchhaltung und Leitung arbeiten können.
Reiserichtlinien
Wir buchen im Rahmen Ihrer Travel-Policy – konsistent über alle Abteilungen hinweg.
Support unterwegs
Bei Verspätungen oder kurzfristigen Änderungen sind wir für Ihre Reisenden erreichbar.
Reporting
Auf Wunsch strukturierte Auswertungen zu Ausgaben, Routen und Buchungsverhalten.
Feste Ansprechpartner
Sie sprechen mit Menschen, die Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen kennen.
Alles rund um die Geschäftsreise – aus einer Hand
Von der Planung bis zur Nachbereitung: Sie bestimmen den Umfang, wir kümmern uns um die Umsetzung.
Flug & Bahn
Buchung von Flügen und Bahnreisen inklusive Sitzplatz, Tarifwahl und flexiblen Optionen.
Hotel & Transfer
Passende Businesshotels in Lage und Preis sowie Transfers, Mietwagen und Anschlussmobilität.
Reiserichtlinien & Travel-Policy
Umsetzung Ihrer Vorgaben, Freigabeprozesse und einheitliche Standards im Unternehmen.
Kostenkontrolle & Abrechnung
Transparente Angebote, Sammelrechnungen und saubere Belege für Ihre Buchhaltung.
Umbuchungen & Erreichbarkeit im Störungsfall
Änderungen, Verspätungen und Ausfälle übernehmen wir innerhalb unserer Servicezeiten.
Visa & Reisedokumente
Hinweise auf Passgültigkeit, Visum, A1-Bescheinigung und Versicherungsschutz – mit den Fristen der konkreten Reise.
So läuft eine Reiseanfrage – von der Meldung bis zur Sammelrechnung
Eine Dienstreise durchläuft vier Stationen, und nur zwei davon kosten Sie Zeit: melden und freigeben. Gemeldet wird per E-Mail oder Telefon – ohne Portal, ohne Login.
Reisebedarf melden
Wer reist wohin, zu welchem Termin, wann zurück? Kostenstelle, Namensschreibweise und Präferenzen ergänzen wir aus den Stammdaten.
Vorschlag mit Alternativen
Verbindungen und Hotels im Vergleich, mit Tarif, Umbuchbarkeit und Preis – und einem Hinweis, wenn eine Option außerhalb Ihrer Richtlinie liegt.
Freigabe und Buchung
Freigegeben wird von der Person, die bei Ihnen zuständig ist. Danach buchen wir und schicken die Reiseunterlagen gebündelt an die Reisenden.
Unterwegs und danach
Bei Terminverschiebung oder Ausfall übernehmen wir die Änderung. Zum vereinbarten Stichtag steht eine Sammelrechnung statt eines Belegstapels.
Wie schnell die Rückmeldung kommt, hängt vom Fall ab – eine Standardstrecke im Inland ist schneller beantwortet als eine Fernstrecke mit Anschluss und Visumfrage. Braucht Ihr Unternehmen eine feste Reaktionszeit, halten wir sie in der Vereinbarung fest, statt sie pauschal zuzusagen.
Was wir für den Start brauchen – und was Sie dafür nicht aufsetzen müssen
Die erste Dienstreise lässt sich buchen, bevor irgendein System eingerichtet ist: Reisedaten, Name des Reisenden in der Schreibweise des Ausweisdokuments, Rechnungsanschrift – mehr braucht es nicht.
Für den regulären Betrieb fragen wir einmalig fünf Dinge ab:
- Rechnungsanschrift und Kostenstellen: nach welcher Struktur Ihre Buchhaltung Reisekosten zuordnet
- Reisendenstammdaten: Namensschreibweise laut Ausweis, Geburtsdatum, Vielfliegernummern, Präferenzen
- Ihre bestehende Reiserichtlinie: im aktuellen Stand – oder die wichtigsten Punkte im Gespräch
- Freigabeberechtigte: wer welche Reisen genehmigt und ab wann eine zweite Zustimmung nötig ist
- Gewünschte Rechnungsform: Rhythmus, Aufteilung nach Kostenstellen, Format für Ihre Buchhaltung
Nicht nötig sind Softwareeinführung, Schulung oder die Migration bereits gebuchter Reisen: Was im Bestand ist, führen Sie dort zu Ende, wir setzen mit der nächsten Reise an. Wie ein solcher Einstieg im Mittelstand aussieht, beschreibt Geschäftsreisebüro für den Mittelstand.
Ihre Reiserichtlinie im Buchungsprozess: Klassen, Vorlauf und Freigaben
Ihre bestehende Reiserichtlinie wird übernommen, nicht ersetzt: Wir hinterlegen sie als Buchungsrahmen – Klassen und Hotelkategorien, Vorlauffristen, Budgetgrenzen, Freigabewege und die Ausnahmen, die Sie zugelassen haben.
Liegt die einzige sinnvolle Verbindung außerhalb der Richtlinie, weisen wir darauf hin und lassen die Entscheidung bei Ihnen. Über die Kosten entscheiden dabei zwei Stellen stärker als jede andere Regel: Tarifwahl und Vorlauf. Welcher Flugtarif sich wann rechnet, steht in Flüge für Geschäftsreisen buchen; warum bei der Bahn die Zugbindung und nicht der Preis die eigentliche Frage ist, in Geschäftsreise mit der Bahn.
Ohne Reiserichtlinie können Sie trotzdem starten: Den Aufbau in sechs Schritten beschreibt Reiserichtlinie erstellen, fertige Formulierungen liefert das Muster mit zehn Abschnitten. Zwei Punkte, an denen es regelmäßig hakt, haben eigene Beiträge: die Fahrt mit dem eigenen Pkw und die privat verlängerte Dienstreise.
Sammelrechnung, Kostenstellen und Belege für Ihre Buchhaltung
Zum vereinbarten Stichtag steht eine Sammelrechnung über die gebuchten Leistungen – aufgeschlüsselt nach Reisenden, Reisen und Kostenstellen – statt eines Stapels Einzelbelege aus verschiedenen Portalen und von privaten Kreditkarten.
Drei Dinge macht die zentrale Abrechnung anders als die Einzelbuchung:
- Ein Rechnungsweg statt vieler Belege für alle über uns gebuchten Leistungen
- Zuordnung schon bei der Buchung: Kostenstelle, Projekt oder Abteilung werden erfasst, nicht nachträglich rekonstruiert
- Trennung von Buchung und Erstattung: Gebuchtes taucht nicht mehr in der persönlichen Abrechnung der Mitarbeitenden auf
Welche Kosten erstattungsfähig sind und welche Pflichtangaben ein Beleg braucht, steht im Leitfaden Reisekostenabrechnung im Unternehmen – die steuerlichen Sätze pflegen wir dort, damit sie an einer Stelle aktuell bleiben. Format und Rhythmus der Rechnung und die Frage, ob sie elektronisch in Ihr Buchhaltungssystem eingespielt werden soll, klären wir vor der ersten Buchung.
Wenn der Flug ausfällt: Erreichbarkeit und Ersatzverbindung
Die persönliche Betreuung liegt in unserer Servicezeit Mo–Fr 9–18 Uhr: In dieser Zeit übernimmt Ihr Ansprechpartner die Umbuchung, sucht die Ersatzverbindung, kümmert sich um das Hotel für die zusätzliche Nacht und informiert Reisende und Unternehmen.
Wir schreiben bewusst nicht, dass hier rund um die Uhr jemand am Telefon sitzt. Wer freitagabends erreichbar ist, wenn der letzte Flug gestrichen wird, sollten Sie bei jedem Anbieter klären, bevor es darauf ankommt. Für Reiseprogramme, bei denen das regelmäßig vorkommt, vereinbaren wir die Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten ausdrücklich und halten sie schriftlich fest.
Unabhängig davon gilt für jede über uns gebuchte Reise: Die Reisenden haben Buchungsnummern und die Kontaktdaten der Leistungsträger in den Unterlagen und können am Schalter selbst handeln. Was dort entschieden wurde, gleichen wir am nächsten Werktag mit der Buchung ab und verfolgen Erstattungen nach, statt sie in der Reisekostenabrechnung hängen zu lassen.
Fürsorgepflicht: warum zentrale Buchung die Reisendenübersicht erst möglich macht
Wer dezentral über wechselnde Portale bucht, taucht in keiner Übersicht auf – im Krisenfall beginnt die Suche mit Telefonaten. Die zentrale Buchung ist deshalb keine Einschränkung, sondern die Voraussetzung dafür, dass Ihr Unternehmen beantworten kann, wer gerade wo unterwegs ist.
Plattformanbieter führen die Fürsorgepflicht gern gegen das Reisebüro an. Der Punkt ist richtig, die Zuordnung ist es nicht: Die Übersicht entsteht nicht durch die Software, sondern durch den einen definierten Buchungsweg. Läuft er über uns, liegen Reisedaten, Verbindungen und Hotels an einer Stelle – abrufbar, wenn ein Streik oder ein Unwetter mehrere Reisende gleichzeitig betrifft.
Was sonst dazugehört – Risiken im Zielland, Versicherungsschutz, Erreichbarkeit im Notfall –, ordnet Business Travel Management ein; Passgültigkeit, Visum, elektronische Einreisegenehmigungen und die A1-Bescheinigung stehen in Geschäftsreise ins Ausland. Die rechtliche Ausgestaltung klären Sie mit Ihrer Personalabteilung oder Rechtsberatung.
Reisebüro, Buchungsportal oder Buchungstool – wann welcher Weg trägt
Alle drei Wege haben ihren Platz; die Frage ist nicht, welcher grundsätzlich besser ist, sondern welcher zu Reisemenge, Standardisierungsgrad und verfügbarer Zeit passt.
Das öffentliche Portal
Für die gelegentliche, einfache Reise ausreichend. Die Grenze liegt dort, wo aus der Einzelbuchung ein Muster wird: keine verhandelten Konditionen, verstreute Daten, und im Störungsfall ist der Reisende auf sich gestellt.
Das Firmen-Buchungstool
Der Mittelweg bei vielen gleichförmigen Standardreisen: Die Richtlinie ist hinterlegt, das Reporting entsteht nebenbei. Der Gegenpol: Ein Tool will eingerichtet, gepflegt und geschult werden – und hilft nicht, sobald ein Fall aus dem Raster fällt.
Das Reisebüro für Unternehmen
Buchung über eine feste Ansprechperson, die Firmenkonditionen nutzt, bei Störungen eingreift und zentral abrechnet. Trägt dort, wo Reisen komplex oder kurzfristig sind – und wo niemand Zeit hat, ein System zu betreiben.
Entscheiden müssen Sie sich nicht: Viele Unternehmen kombinieren Standardstrecken im Portal oder Tool mit einer Ansprechperson für alles Übrige. Die vollständige Gegenüberstellung samt der Posten, die in keiner Buchung stehen, finden Sie in Geschäftsreise online buchen: Portal, Tool oder Reisebüro?
Was die Zusammenarbeit kostet und wie sich das Entgelt gegenrechnet
Abgerechnet wird über ein Service- oder Transaktionsentgelt je Buchungsvorgang, bei größerem Volumen auch über ein monatliches Modell oder eine Mischform. Welches Modell für Ihr Reiseaufkommen gilt, weist das Angebot aus – schriftlich, bevor die erste Reise gebucht wird.
Die Wahl folgt der Struktur Ihres Reiseaufkommens, nicht einer Preisliste:
- Entgelt je Buchungsvorgang bei unregelmäßigem Aufkommen – Sie zahlen für das, was gebucht wird
- Monatliches Modell bei regelmäßigem, planbarem Aufkommen – im Budget kalkulierbar
- Mischform: Grundbetreuung monatlich, Sonderleistungen wie Messeprogramme je Vorgang
- Abbildung über Einkaufskonditionen: hängt vom Reisemix ab und wird im Angebot benannt
Gegenzurechnen sind drei Posten, von denen zwei in keiner Rechnung auftauchen: die Einkaufskonditionen, die einem einzelnen Unternehmen so nicht offenstehen; die vermiedenen Fehlbuchungen – falscher Tarif, zu spät gebuchtes Messehotel, verfallene Verbindung; und die interne Arbeitszeit für Recherche und Belegsortieren. Welche Einsparungen realistisch sind, rechnet Reisekosten senken: 12 Hebel Hebel für Hebel durch; ab welchem Reisebudget sich strukturiertes Reisemanagement lohnt, steht in Business Travel Management.
Zur Vertragsseite: Eine einzelne Dienstreise können Sie buchen lassen, ohne sich zu weiteren zu verpflichten. Ob für eine laufende Betreuung Mindestmenge, Laufzeit oder Kündigungsfrist vereinbart werden, richtet sich nach dem Umfang und steht im Angebot – ausführlich in Geschäftsreise buchen lassen.
Für welche Unternehmen sich die Betreuung rechnet
Der gemeinsame Nenner ist nicht die Unternehmensgröße, sondern die Frage, ob die Reiseorganisation bei jemandem nebenher hängen bleibt, der eigentlich etwas anderes zu tun hat.
Vertriebsteams mit wiederkehrenden Strecken
Immer dieselben Städte, jedes Mal neu recherchiert. Hier entstehen Firmenraten und Vorlaufdisziplin am schnellsten.
Projekt- und Montageeinsätze
Längere Aufenthalte, wechselnde Besetzung, kurzfristige Verlängerungen – Reisen, die sich nach der Buchung ändern.
Messeprogramme
Standteam, Geschäftsführung und Kunden reisen zum selben Termin in dieselbe ausgebuchte Stadt. Dazu: Messereise organisieren.
Internationale Termine
Sobald Dokumente, Einreisefristen und Anschlussverbindungen zusammenkommen, ist der Rechercheaufwand größer als der Reisepreis.
Unternehmen ohne eigene Reisestelle
Wenn niemand die Rolle offiziell hat, macht sie jeder ein bisschen – die typische Ausgangslage im Mittelstand.
Wann es sich nicht lohnt
Reist bei Ihnen nur selten eine einzelne Person auf fester Strecke, ist ein Portal der schnellere Weg. Das sagen wir im Erstgespräch auch.
Woher die Konditionen kommen
Bessere Konditionen entstehen nicht dadurch, dass jemand länger sucht, sondern durch Zugänge und Volumen. Vier Quellen tragen den Unterschied:
- Buchungssysteme statt Einzelportale: Tarife und Umbuchungsbedingungen werden dort verglichen, wo sie vollständig vorliegen – auch die, die in der Kurzansicht eines Portals nicht sichtbar sind
- Hotels und Firmenraten: Was eine Firmenrate ausmacht und ab wann ein Rahmenvertrag trägt, steht in Hotels für Firmen buchen
- Bahn und Mietwagen: Firmenkonditionen, Versicherungsumfang und Kostenfallen behandelt Mietwagen für Firmen
- Die Einkaufsbasis der TCB Travel GmbH: B2B-Travel.de ist ihre Geschäftskundenmarke; die Gesellschaft betreibt in Köln und Bornheim je ein TUI ReiseCenter – mehr auf Über uns
Ist Nachhaltigkeit bei Ihnen ein Auswahlkriterium, entscheidet sich das meist am Reporting: Welche Maßnahmen in welcher Reihenfolge wirken, beschreibt Nachhaltige Geschäftsreisen.
Was in Ihre Anfrage gehört
Je genauer die erste Nachricht, desto konkreter das Angebot – recherchieren müssen Sie dafür nichts, eine Schätzung genügt überall dort, wo Sie die Zahl nicht zur Hand haben.
- Reiseaufkommen: ungefähre Zahl der Reisen im Jahr und der regelmäßig Reisenden
- Hauptstrecken und Zielorte: die Verbindungen, die bei Ihnen immer wiederkehren
- Verkehrsmittel: überwiegend Bahn, Flug, Mietwagen oder eigener Pkw
- Reiserichtlinie: vorhanden oder nicht – wenn ja, gern im aktuellen Stand
- Freigabeweg: wer Reisen genehmigt und wie schnell das im Alltag geht
- Gewünschte Rechnungsform: Rhythmus, Kostenstellen, Format für die Buchhaltung
- Ansprechpartner: wer Reisen meldet und wer die Rechnungen erhält
Namenslisten, Ausweisdaten oder Zahlungsdaten brauchen wir dafür nicht – Stammdaten erfassen wir erst, wenn die Zusammenarbeit steht.
Häufige Fragen zu Geschäftsreisen für Unternehmen
Geschäftsreisen planen, buchen und abrechnen – vertieft im Ratgeber
Zahlen, Fristen und Spannen pflegen wir im Ratgeber – jeweils an einer Stelle, damit sie aktuell bleiben.
Geschäftsreisebüro für den Mittelstand
Leistungen, Kosten und sechs Kriterien für die Auswahl.
Portal, Buchungstool oder Reisebüro
Die drei Buchungswege im Vergleich.
Business Travel Management aufbauen
Richtlinie, Buchungsweg, Einkauf, Auswertung – und ab wann es sich lohnt.
Flüge für Geschäftsreisen buchen
Tarifarten, Umbuchbarkeit, Vorlauf und Bonusmeilen.
Geschäftsreise mit der Bahn
Sparpreis oder Flexpreis, Zugbindung, Sitzplatz, Verspätung.
Firmenhotels & Firmenraten buchen
Drei Wege zum Firmenpreis und wann ein Rahmenvertrag lohnt.
Geschäftsreise ins Ausland
Dokumente, Visum, A1-Bescheinigung und Versicherungsschutz.
Reiserichtlinie: Muster
Zehn Abschnitte mit fertigen Formulierungen zum Übernehmen.
Reisekostenabrechnung im Unternehmen
Erstattungsfähige Kosten, Pauschalen, Pflichtangaben, Belege.
Dienstreise mit dem eigenen Pkw
Kilometersatz, Entfernungspauschale und Haftung bei Schäden.
Reisekosten senken: 12 Hebel
Frühbuchung, Firmenraten, gebündelte Buchung – mit Sparpotenzialen.
Geschäftsreise buchen lassen
Selbst buchen oder buchen lassen – Ablauf und Kosten.
Sie sitzen im Rheinland? Termin im Haus, Hotels zu Messezeiten und Anreise über Köln/Bonn oder Düsseldorf stehen auf Geschäftsreisebüro Köln. Für Tagungen und Kundenevents gibt es Meetings & Events, für die gemeinsame Anreise ganzer Teams Gruppenreisen.
Stand dieser Seite: 9. September 2026
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