Reisekostenabrechnung im Unternehmen: Leitfaden

Belege sammeln, Formulare ausfüllen, Pauschalen nachschlagen – die Reisekostenabrechnung gehört zu den ungeliebten Aufgaben nach jeder Dienstreise. Mit klaren Abläufen und den richtigen Vorgaben wird sie schnell, korrekt und steuerlich sauber.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung erfasst alle Kosten, die Mitarbeitenden auf einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (Dienstreise) entstehen, und regelt deren Erstattung durch das Unternehmen. Sie ist die Grundlage für die steuerfreie Erstattung an Mitarbeitende und die korrekte Verbuchung im Unternehmen.

Welche Kosten sind erstattungsfähig?

• Fahrtkosten: Bahn, Flug, ÖPNV, Taxi; beim eigenen Pkw die Kilometerpauschale.
• Übernachtungskosten: tatsächliche Hotelkosten gegen Beleg (oder Pauschale).
• Verpflegungsmehraufwand: gesetzliche Pauschalen (Tagegeld) – ohne Einzelbelege.
• Reisenebenkosten: Parken, Maut, Gepäck, geschäftliche Telefonate, Eintritte u. Ä.

Verpflegungspauschalen (Tagegeld) – die Basis

Für den Verpflegungsmehraufwand gelten in Deutschland feste Pauschalen, gestaffelt nach Abwesenheitsdauer:

• Ganztägige Abwesenheit (24 Std.): 28 €
• An- und Abreisetag sowie Abwesenheit über 8 Std.: 14 €

Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen. Werden Mahlzeiten gestellt (z. B. Hotelfrühstück oder Geschäftsessen), wird die Pauschale entsprechend gekürzt. Hinweis: Die genannten Beträge geben den üblichen Stand wieder – bitte die jeweils aktuell gültigen In- und Auslandssätze prüfen.

Pflichtangaben & Belege

Eine prüfsichere Abrechnung enthält mindestens:

• Name, Anlass/Zweck und Ziel der Reise,
• Datum sowie Uhrzeit von Beginn und Ende (Basis für die Pauschalen),
• eine Aufstellung der Einzelkosten mit den zugehörigen Belegen,
• Freigabe/Unterschrift der berechtigten Stelle.

Belege sind GoBD-konform aufzubewahren (in der Regel zehn Jahre). Digitale Belege sind zulässig, sofern sie revisionssicher archiviert werden.

In 5 Schritten zur korrekten Abrechnung

1. Reisedaten erfassen: Zeitraum, Ziel und Anlass festhalten.
2. Belege sammeln & ordnen: am besten direkt unterwegs digital erfassen.
3. Pauschalen ermitteln: Tagegeld nach Abwesenheit, ggf. Kürzung für gestellte Mahlzeiten.
4. Kosten eintragen: Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten ergänzen.
5. Prüfen, freigeben, erstatten: Abrechnung freigeben, auszahlen und verbuchen.

Tipps zur Vereinfachung

• Digitale Tools/Apps: Belege fotografieren, Pauschalen automatisch berechnen lassen.
• Klare Reiserichtlinie: legt Erstattungsrahmen und Abläufe fest – weniger Rückfragen.
• Zentrale Buchung / Firmenkreditkarte: reduziert Auslagen der Mitarbeitenden spürbar.
• Fristen setzen: Abrechnung z. B. innerhalb von zwei Wochen nach Reiseende.

Häufige Fragen

Sind Verpflegungspauschalen steuerfrei?

Bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschalen ja. Zahlungen darüber hinaus sind in der Regel steuerpflichtig.

Braucht man für das Tagegeld Belege?

Nein – die Pauschalen werden unabhängig von Einzelbelegen gewährt. Maßgeblich ist allein die Abwesenheitsdauer.

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

In der Regel zehn Jahre (GoBD); eine digitale, revisionssichere Archivierung ist zulässig.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung. Konkrete steuerliche Fragen bitte mit Ihrer Steuerberatung bzw. anhand der aktuell gültigen Sätze klären.