Dienstreise mit dem eigenen Pkw: Kilometersatz & Haftung

Die Dienstreise mit dem eigenen Pkw ist eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, für die Mitarbeitende ihr privates Fahrzeug einsetzen – das Unternehmen erstattet die Fahrtkosten in der Regel pauschal je gefahrenem Kilometer, während Halter, Versicherungsnehmer und Träger des Fahrzeugrisikos die reisende Person bleibt. In dieser Verteilung liegt der Unterschied zu Dienstwagen und Mietwagen – und der Grund, warum die Frage „Kann ich mit meinem Auto fahren?“ mehr auslöst als eine Kilometerabrechnung. Dieser Beitrag klärt die vier Punkte, die vor der ersten Fahrt geregelt sein sollten: wer die Nutzung anordnet oder gestattet, welcher Kilometersatz steuerfrei bleibt, wer den Schaden am Fahrzeug trägt und wie die Fahrt nachgewiesen wird. Am Ende steht ein fertiger Abschnitt 12 für das Kapitelgerüst aus Reiserichtlinie: Muster. Was als Dienstreise gilt, regelt dort Abschnitt 2; Parkgebühren, Maut und Verpflegungspauschalen behandelt Reisekostenabrechnung.

Anordnung, Gestattung, Duldung: die Entscheidung vor der ersten Fahrt

Ob Mitarbeitende mit dem eigenen Wagen fahren, ist zuerst eine Zuständigkeitsfrage, keine Abrechnungsfrage. Drei Konstellationen kommen vor: Das Unternehmen ordnet die Fahrt mit dem Privat-Pkw an, es gestattet sie auf Wunsch der reisenden Person, oder es duldet sie stillschweigend – Duldung ist Gestattung ohne Dokumentation. Das Bundesarbeitsgericht knüpft den Ersatzanspruch für einen Fahrzeugschaden daran, dass das Fahrzeug mit Billigung des Arbeitgebers in dessen Betätigungsbereich eingesetzt wurde. Für die Richtlinie folgt daraus: Die Freigabe gehört vor die Fahrt, nicht in die Abrechnung.

Ob Mitarbeitende zum Einsatz des eigenen Fahrzeugs verpflichtet werden können, hängt von Arbeitsvertrag und Betriebsvereinbarung ab und ist mit dem Weisungsrecht allein nicht zu beantworten: § 106 Satz 1 GewO lässt es zu, Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher zu bestimmen, und dies nur, soweit die Arbeitsbedingungen nicht bereits durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder gesetzliche Vorschriften festgelegt sind – ob Ihre Verträge eine Anordnung hergeben, klärt die Personalabteilung oder Ihre Rechtsberatung.

Vier Fahrzeugquellen verteilen Halterpflichten, Schadensrisiko und Abrechnung auf vier verschiedene Weisen:

• Privat-Pkw: Halter und Versicherungsnehmer ist die reisende Person; das Unternehmen erstattet je Kilometer und trägt einen Unfallschaden nur nach dem Haftungskapitel.
• Dienstwagen: Halter ist das Unternehmen, es trägt Unterhalt und Kaskorisiko; die Besteuerung einer erlaubten Privatnutzung ist ein Thema für Ihre Steuerberatung.
• Poolfahrzeug: Wie der Dienstwagen, ohne feste Zuordnung – statt Kilometerabrechnung braucht es Buchungs- und Übergaberegeln.
• Mietwagen: Halter ist der Vermieter, das Schadensrisiko regelt die Selbstbeteiligung, abgerechnet wird gegen Rechnung – siehe Mietwagen für Firmen.

Der Kilometersatz – und was er nicht ist

Der steuerfreie Kilometersatz für Dienstreisen mit dem eigenen Kraftwagen beträgt 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, für andere motorbetriebene Fahrzeuge wie Motorräder 0,20 Euro (Stand September 2026). Herleitung: § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG lässt es zu, die Fahrtkosten anstelle der tatsächlichen Aufwendungen mit dem pauschalen Kilometersatz anzusetzen, der für das jeweils benutzte Fahrzeug als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt ist. § 5 BRKG selbst regelt die Reisekosten von Bundesbediensteten und nennt in Absatz 1 20 Cent je Kilometer für ein Kraftfahrzeug oder ein anderes motorbetriebenes Fahrzeug, in Absatz 2 – bei erheblichem dienstlichem Interesse an der Benutzung eines Kraftwagens – 30 Cent; für Unternehmen wirkt er allein über diese Verweisung im EStG. Nach § 3 Nr. 16 EStG bleibt die Erstattung des Arbeitgebers steuerfrei, soweit sie die als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigt; was ohne Einzelnachweis darüber gezahlt wird, ist Arbeitslohn.

Drei Dinge ist der Satz nicht. Keine Zahlungspflicht: Das Steuerrecht sagt, bis zu welcher Höhe eine Erstattung steuerfrei bleibt – ob und wie viel das Unternehmen erstattet, regeln Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Reiserichtlinie. Keine Vollkostenrechnung: Die Pauschale steht für die laufenden Kosten des Fahrzeugs – Kraftstoff, Verschleiß, Versicherung, Wertverlust –, nicht für den Unfallschaden; ob der zusätzlich erstattet wird, entscheidet das Haftungskapitel. Keine starre Obergrenze: Der Pauschsatz tritt anstelle der tatsächlichen Aufwendungen – wer die Jahresgesamtkosten seines Fahrzeugs nachweist, kann stattdessen einen individuellen Kilometersatz ansetzen, der höher liegen kann; ob sich das in Ihrem Fall rechnet, klärt Ihre Steuerberatung.

Weil beide Werte im Gesetz geändert werden, gehört in die Richtlinie kein fester Betrag, sondern der Verweis auf den jeweils geltenden Satz – mit Prüftermin zum 1. Januar; Belegfristen stehen in Reisekostenabrechnung.

Kilometersatz oder Entfernungspauschale: zwei Begriffe, zwei Sachverhalte

Der Kilometersatz gilt für Dienstreisen und wird vom Unternehmen erstattet; die Entfernungspauschale gilt für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und wird von der reisenden Person in der eigenen Steuererklärung angesetzt. Beide stehen in § 9 EStG, beide tragen „Kilometer“ im Namen – gemeinsam haben sie sonst nichts.

• Strecke: Der Kilometersatz zählt jeden gefahrenen Kilometer, hin und zurück. Die Entfernungspauschale zählt je Arbeitstag einmal die einfache Entfernung.
• Betrag: Die Entfernungspauschale beträgt nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG 0,38 Euro je vollen Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer (Stand September 2026); anzusetzen sind höchstens 4 500 Euro im Kalenderjahr, ein höherer Betrag nur, soweit ein eigener oder zur Nutzung überlassener Kraftwagen benutzt wird.
• Wer zahlt: Den Kilometersatz erstattet das Unternehmen steuerfrei; die Entfernungspauschale ist ein Werbungskostenabzug der reisenden Person, keine Reisekostenerstattung.
• Grenzfall: Beginnt die Dienstreise an der Wohnung, zählt die Strecke in der Regel ab dort mit dem Kilometersatz; beginnt sie am Betrieb, ist der Weg dorthin Arbeitsweg. Wo die erste Tätigkeitsstätte liegt, regelt Abschnitt 2 in Reiserichtlinie: Muster.

Wer den Schaden trägt: Sachschaden am Fahrzeug, Personenschaden am Menschen

Für den Sachschaden am privaten Pkw gilt nach dem Bundesarbeitsgericht eine Dreistufenregel nach dem Grad des Verschuldens; für den Personenschaden ist die gesetzliche Unfallversicherung zuständig. Zwei getrennte Systeme – und in der Lücke dazwischen entsteht der Streit nach dem Unfall.

Der Sachschaden: Maßgeblich ist das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Oktober 2010 (8 AZR 647/09). Wer das eigene Fahrzeug mit Billigung des Arbeitgebers in dessen Betätigungsbereich einsetzt – also dort, wo das Unternehmen sonst ein eigenes Fahrzeug einsetzen und dessen Unfallgefahr tragen müsste – und dafür keine besondere Vergütung für das Unfallrisiko erhält, kann den Schaden entsprechend § 670 BGB ersetzt verlangen, gemindert nach eigenem Verschulden: Bei leichtester Fahrlässigkeit entfällt eine Mithaftung, bei mittlerer Fahrlässigkeit wird der Schaden anteilig nach den Gesamtumständen verteilt, bei grober Fahrlässigkeit ist der Anspruch grundsätzlich ausgeschlossen. Nach dem Urteil hat die reisende Person darzulegen, dass sie den Schaden allenfalls leicht fahrlässig verursacht hat. Eine Pflicht des Arbeitgebers, eine Dienstreise-Kaskoversicherung abzuschließen, hat das Gericht verneint.

Ohne Kaskodeckung kann der Schaden am Fahrzeug der reisenden Person unter diesen Voraussetzungen ganz oder anteilig beim Unternehmen hängenbleiben – bezahlt wird er dann aus dem laufenden Budget. Ob die Voraussetzungen im Einzelfall vorliegen, beurteilt Ihre Rechtsberatung. Eine Dienstreise-Kaskoversicherung verlagert das Risiko gegen Prämie; ob sie sich für Ihr Fahrprofil lohnt, beantwortet Ihr Versicherungsmakler. Die Kfz-Haftpflicht der reisenden Person deckt den Unfallgegner, nicht den eigenen Wagen.

Der Personenschaden: Unfälle infolge einer versicherten Tätigkeit sind nach § 8 Abs. 1 SGB VII Arbeitsunfälle – die dienstlich veranlasste Fahrt ist in der Regel erfasst, das Fahrzeug nicht: Im Magazin Arbeit & Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung heißt es dazu (Februar 2025): „Nicht versichert sind zudem Sachschäden an privaten Pkw, die durch einen Unfall auf dem Dienstweg oder dem Arbeitsweg entstehen.“ Maßgeblich ist die einzelne Verrichtung, nicht der Kalendertag; private Umwege und eigenwirtschaftliche Verrichtungen sind in der Regel nicht versichert, und die Einordnung im Einzelfall nimmt der zuständige Unfallversicherungsträger vor. Den Grundsatz der betrieblichen Veranlassung erklärt Dienstreise privat verlängern, die Fürsorgepflichten des Unternehmens – Fahrerlaubnis, Ausstattung, Fahrzeiten – Mietwagen für Firmen.

Nachweis je Fahrt und Abrechnung: fünf Schritte

Die Abrechnung einer Dienstfahrt mit dem eigenen Pkw läuft in fünf Schritten: Freigabe vor der Fahrt, Nachweis von Fahrerlaubnis und Haftpflicht, Einzelnachweis der Fahrt, Abrechnung mit dem Kilometersatz, Schadensmeldung binnen Frist.

1. Freigabe vor der Fahrt: Mit der Reisegenehmigung beantragt und freigegeben – damit ist die Billigung dokumentiert, auf die es beim Ersatzanspruch ankommt. Wiederkehrende Fahrten lassen sich befristet pauschal freigeben.
2. Fahrerlaubnis und Haftpflicht nachweisen: Jährlich und bei Fahrzeugwechsel; wie das dokumentiert werden darf, stimmen Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten ab.
3. Einzelnachweis je Fahrt: Datum, Startort, Zielort, Zweck, gefahrene Kilometer – als Zeile in der Reisekostenabrechnung. Das ist kein steuerliches Fahrtenbuch – dieses dient anderen Zwecken, etwa dem Nachweis der Privatnutzung eines Dienstwagens. Ob in Ihrem Fall ein Fahrtenbuch zu führen ist, klärt Ihre Steuerberatung.
4. Abrechnung mit dem Kilometersatz: Gefahrene Kilometer mal geltendem Satz, dazu Parkgebühren und Maut gegen Beleg. Zahlt das Unternehmen mehr als den Pauschsatz, ist der Mehrbetrag Arbeitslohn, solange kein höherer individueller Kilometersatz nachgewiesen ist; die Abrechnung übernimmt die Lohnbuchhaltung.
5. Schadensmeldung binnen Frist: Mit Unfallbericht, Fotos und, soweit vorhanden, polizeilicher Aufnahme. Ohne sie lässt sich der Verschuldensgrad später nicht belegen – und der entscheidet über die Erstattung.

Textbaustein für die Reiserichtlinie: Abschnitt 12

Das Kapitelgerüst in Reiserichtlinie: Muster lässt den privaten Pkw bewusst offen; Dienstreise privat verlängern liefert Abschnitt 11. Abschnitt 12 schließt die Pkw-Lücke, eckige Klammern markieren Ihre Werte.

„Die Nutzung des privaten Pkw für Dienstreisen ist zulässig, wenn sie vor der Fahrt durch [die zuständige Führungskraft] freigegeben wurde; das Unternehmen ordnet sie nicht an, sondern gestattet sie auf Antrag. Voraussetzung sind eine gültige Fahrerlaubnis und eine Kfz-Haftpflichtversicherung, die jährlich und bei Fahrzeugwechsel nachzuweisen sind. Erstattet wird [der jeweils geltende steuerfreie Kilometersatz] je gefahrenem Kilometer, dazu Parkgebühren und Maut gegen Beleg; Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden nicht erstattet. Jede Fahrt wird mit Datum, Start, Ziel, Zweck und gefahrenen Kilometern in der Reisekostenabrechnung nachgewiesen. Unfälle sind dem Unternehmen innerhalb von [Frist] zu melden. Für Schäden am Fahrzeug [besteht eine Dienstreise-Kaskoversicherung des Unternehmens mit einer Selbstbeteiligung von [Betrag] / besteht keine Versicherung des Unternehmens]; die Erstattung nicht versicherter Schäden richtet sich nach den arbeitsrechtlichen Grundsätzen zum Verschulden. Bußgelder trägt [die fahrende Person / das Unternehmen]. Der Kilometersatz wird jährlich zum 1. Januar überprüft.“

Ob die Regelung mitbestimmungspflichtig ist, klären Personalabteilung und Betriebsrat, und ob eine pauschale Bußgeldklausel arbeitsrechtlich trägt, prüft Ihre Rechtsberatung; in die Themen-Checkliste aus Reiserichtlinie erstellen gehört der eigene Pkw als eigener Punkt.

Wann Mietwagen oder Bahn die klarere Lösung ist

Der eigene Pkw passt für gelegentliche Fahrten mit gutem Grund – bei hoher Fahrleistung, mehreren Terminen am Tag oder Fahrten zwischen Innenstädten sind Mietwagen oder Bahn meist die sauberere Wahl. Drei Kriterien reichen für die Entscheidung:

• Termindichte: Mehrere Termine an einem Tag in einer Region sprechen für ein Fahrzeug – aber für ein gemietetes: Der Vermieter ist Halter, die Selbstbeteiligung im Firmenvertrag macht das Schadensrisiko kalkulierbar. Konditionen stehen in Mietwagen für Firmen, die Routenplanung als Kostenhebel in 12 Hebel für niedrigere Reisekosten.
• Bahnanschluss: Liegt der Termin in einer Innenstadt mit Fernverkehrsanschluss, ist die Fahrzeit nutzbare Arbeitszeit und die Haftungsfrage stellt sich nicht; Tarifwahl und Reservierung erklärt Geschäftsreise mit der Bahn.
• Fahrleistung: Wer regelmäßig dienstlich fährt, sammelt mit dem Privat-Pkw ein Risiko an, das weder Kilometersatz noch gesetzliche Unfallversicherung tragen; ab einer gewissen Regelmäßigkeit sind Poolfahrzeug oder Dienstwagen die sauberere Zuordnung; die Schwelle hängt vom Fahrprofil ab.

Wie eine Richtlinie die Verkehrsmittelwahl steuert, beschreibt Nachhaltige Geschäftsreisen; wann für größere Gruppen der Bus die bessere Wahl ist, steht in Bus mieten für Firmen.

Häufige Fragen zur Dienstreise mit dem eigenen Pkw

Wie hoch ist die Kilometerpauschale bei Dienstreisen mit dem eigenen Pkw 2026?

Umgangssprachlich Kilometerpauschale, im Steuerrecht Kilometersatz: Für Dienstreisen mit dem eigenen Kraftwagen können steuerfrei 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer erstattet werden, für andere motorbetriebene Fahrzeuge wie Motorräder 0,20 Euro (Stand September 2026). Der Satz folgt aus § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, der auf die höchste Wegstreckenentschädigung nach § 5 BRKG verweist; § 5 BRKG regelt die Reisekosten von Bundesbediensteten und wirkt für Unternehmen allein über diese Verweisung. Nach § 3 Nr. 16 EStG bleibt die Erstattung steuerfrei, soweit sie die als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigt: Ohne Einzelnachweis ist das der Pauschsatz; wer die Jahresgesamtkosten seines Fahrzeugs nachweist, kann stattdessen einen individuellen Kilometersatz ansetzen, der höher liegen kann. Eine Zahlungspflicht folgt daraus nicht – ob und in welcher Höhe das Unternehmen erstattet, regeln Reiserichtlinie oder Vertrag; den geltenden Satz prüft die Richtlinie jährlich zum 1. Januar.

Wer zahlt den Unfallschaden am privaten Pkw auf einer Dienstreise?

Nach dem Bundesarbeitsgericht (Urteil vom 28. Oktober 2010, 8 AZR 647/09) kann die reisende Person den Schaden entsprechend § 670 BGB vom Unternehmen ersetzt verlangen, wenn sie das Fahrzeug mit dessen Billigung in dessen Betätigungsbereich eingesetzt und dafür keine besondere Vergütung für das Unfallrisiko erhalten hat – bei leichtester Fahrlässigkeit voll, bei mittlerer anteilig, bei grober Fahrlässigkeit grundsätzlich nicht; darzulegen hat nach dem Urteil die reisende Person, dass sie allenfalls leicht fahrlässig gehandelt hat. Die gesetzliche Unfallversicherung erfasst die dienstlich veranlasste Fahrt in der Regel als Arbeitsunfall nach § 8 Abs. 1 SGB VII und deckt den Personenschaden, nicht das Fahrzeug; die Einordnung im Einzelfall nimmt der zuständige Unfallversicherungsträger vor.

Darf der Arbeitgeber die Nutzung des privaten Pkw für Dienstreisen anordnen?

Ob das Unternehmen die Nutzung des privaten Pkw für Dienstreisen anordnen kann, hängt von Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder individueller Vereinbarung ab; mit dem Weisungsrecht nach § 106 Satz 1 GewO allein ist die Frage nicht zu beantworten, denn dieses gilt nur nach billigem Ermessen und nur, soweit die Arbeitsbedingungen nicht bereits anderweitig festgelegt sind. Fehlt eine solche Grundlage, bleibt die Gestattung auf Antrag der planbare Weg – ob Ihre Verträge mehr hergeben, klärt die Personalabteilung oder Ihre Rechtsberatung.

Was ist der Unterschied zwischen Kilometersatz und Entfernungspauschale?

Der Kilometersatz nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG gilt für Dienstreisen, zählt jeden gefahrenen Kilometer und wird vom Unternehmen steuerfrei erstattet. Die Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG gilt für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, zählt nur die einfache Entfernung, beträgt 0,38 Euro je vollen Entfernungskilometer (Stand September 2026) und ist ein Werbungskostenabzug in der Steuererklärung der reisenden Person.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung. Kilometersatz und Entfernungspauschale geben den Gesetzesstand vom September 2026 wieder und können sich ändern; die Anwendung im Einzelfall klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung. Haftungs-, arbeits- und mitbestimmungsrechtliche Fragen beantworten Personalabteilung, Betriebsrat und Rechtsberatung, den Umfang des gesetzlichen Unfallversicherungsschutzes der zuständige Unfallversicherungsträger, Versicherungsfragen Ihr Versicherungsmakler. Der Textbaustein ist ein Gerüst für Ihren eigenen Text, keine geprüfte Rechtsvorlage.