Geschäftsreisen auf Rechnung buchen: Beleg, Zahlungswege & Sammelrechnung

Eine Geschäftsreise auf Rechnung buchen heißt: Ein Geschäftsreisebüro bucht Flug, Bahn, Hotel und Mietwagen im Namen des Unternehmens und stellt dem Unternehmen eine Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG – Leistungsempfänger ist die Firma, nicht der Reisende –, üblicherweise gebündelt als Sammelrechnung zum vereinbarten Abrechnungsstichtag. Mitarbeitende zahlen nichts vor, eine Firmenkreditkarte ist dafür nicht nötig; alternativ läuft die Zahlung über eine Reisestellenkarte, also ein zentral hinterlegtes Abrechnungskonto, bei dem laut AirPlus ebenfalls „alle Fahrten und Bestellungen … in einer zentralen Sammelrechnung konsolidiert“ werden. Dieser Beitrag beschreibt den Rechnungsweg vor und bei der Buchung; was danach geschieht, steht in Reisekosten richtig abrechnen.

Rechnung auf die Firma: Was § 14 Abs. 4 UStG vom Beleg verlangt

Eine Rechnung auf die Firma ist ein Beleg, der das Unternehmen als Leistungsempfänger ausweist und die Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes trägt. Rechnung ist laut § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird“ – auch eine Sammelrechnung des Reisebüros.

Diese Angaben verlangt § 14 Abs. 4 UStG von jeder Rechnung über eine Reiseleistung – vom Hotel, von der Bahn, von der Airline und vom Mietwagenanbieter ebenso wie von der Abrechnung des Reisebüros:

• Beteiligte: „den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers“ (Satz 1 Nr. 1).
• Nummern und Datum: Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden, Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer (Nr. 2 bis Nr. 4).
• Leistung und Zeitpunkt: „den Umfang und die Art der sonstigen Leistung“ sowie „den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung“ – jede Hotelnacht bleibt mit Datum einzeln erkennbar (Nr. 5 und Nr. 6).
• Entgelt und Steuer: das „nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt“ sowie Steuersatz und Steuerbetrag (Nr. 7 und Nr. 8).

Für die Abrechnung des Reisebüros gelten daraus vor allem zwei Punkte: Leistungsempfänger ist das Unternehmen, und jede Position bleibt mit Art, Umfang und Zeitpunkt einzeln erkennbar. Die umsatzsteuerliche Behandlung von Reiseleistungen kennt daneben Sonderregeln; welcher Steuerausweis auf einer solchen Abrechnung steht, ist deshalb vorab mit der Steuerberatung zu klären.

An Nr. 1 scheitern Reisebelege am häufigsten. Leistungsempfänger ist bei einer dienstlich veranlassten Reise das Unternehmen mit seiner Anschrift – der Name der reisenden Person allein füllt diese Angabe nicht aus. Ob ein unvollständiger Beleg den Vorsteuerabzug berührt, gehört in die Hand Ihrer Steuerberatung.

Ein falsch adressierter Beleg ist deshalb kein verlorener Beleg: § 14 Abs. 4 letzter Satz UStG spricht ausdrücklich von der „Berichtigung einer Rechnung um fehlende oder unzutreffende Angaben“ – und bestimmt dazu nur, dass sie „kein rückwirkendes Ereignis im Sinne von § 175 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 und § 233a Absatz 2a der Abgabenordnung“ ist. Wie eine Berichtigung im Einzelfall vorzunehmen ist und was sie steuerlich bewirkt, gehört in die Hand Ihrer Steuerberatung.

Davon zu trennen ist die Frist für die erstmalige Ausstellung: Für eine Leistung „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“ ist der Leistende laut § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG „zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nummer 8 bis 29 steuerfrei ist“. Diese Frist regelt, dass überhaupt eine Rechnung kommt – einen Anspruch auf Berichtigung binnen sechs Monaten begründet sie nicht.

Vier Zahlungswege ohne Vorkasse durch die Mitarbeitenden

Ohne private Auslage führen vier Wege zum Ziel; sie unterscheiden sich darin, wer gegenüber Hotel, Bahn oder Airline als Zahler auftritt.

Diese vier Zahlungswege kommen ohne Vorkasse durch die Mitarbeitenden aus:

1. Abrechnung über das Geschäftsreisebüro: Die Buchungsstelle bucht im Namen des Unternehmens und rechnet gebündelt mit ihm ab; die Reisenden treten nur als Gäste auf. Was ein Büro sonst übernimmt, steht in Geschäftsreisebüro für den Mittelstand.
2. Reisestellenkarte als zentral hinterlegtes Konto: Statt einer Karte beim Reisenden hinterlegt das Unternehmen ein Konto. AirPlus beschreibt es als „zentral hinterlegtes Abrechnungskonto“, über das „Buchen, Bezahlen und Abrechnen Ihrer Ausgaben für Flüge, Hotels, Bahnfahrten, Mietwagen, Events und mehr“ läuft.
3. Karte beim Reisenden: Laut bahn.de ist „eine Reisestellenkarte, Firmenkreditkarte oder auch Company Card … ein bargeldloses Zahlungsmittel in Form einer physischen oder virtuellen Kreditkarte“ für Geschäftsreisen.
4. Kostenübernahmeerklärung: Das Unternehmen erklärt gegenüber einem einzelnen Leistungsträger, welche Positionen es übernimmt. Das ist ein Verfahren ohne gesetzlich geregelte Form – klären Sie vorab, ob das Haus sie akzeptiert.

Die Begriffe sind unscharf: bahn.de verwendet Reisestellenkarte, Firmenkreditkarte und Company Card gleichbedeutend, AirPlus nennt auch das zentrale Konto Reisestellenkarte. Für die Praxis zählt deshalb nur eine Frage: Liegt das Zahlungsmittel zentral beim Unternehmen oder persönlich bei der reisenden Person? Beide Varianten ersparen den Mitarbeitenden die private Auslage; der Unterschied liegt in der Abrechnung. Beim zentral hinterlegten Zahlungsmittel entsteht die gebündelte Abrechnung ohne weiteres Zutun, bei der persönlichen Karte bleibt die Belegzuordnung Sache des Unternehmens. Wie die Buchung über eine Buchungsstelle abläuft, zeigt Geschäftsreisen buchen lassen.

Hotel auf Rechnung: Kostenübernahme und der getrennte Ausweis von Übernachtung und Frühstück

Ein Hotel läuft auf Rechnung, wenn vor der Anreise feststeht, dass das Unternehmen Leistungsempfänger und Zahler ist – über die Buchungsstelle, über das zentrale Abrechnungskonto oder über eine Kostenübernahmeerklärung, die benennt, welche Positionen auf die Firma gehen. Welche Konditionen sich sonst vereinbaren lassen, behandelt Hotels für Firmen buchen.

Übernachtung und Verpflegung gehören getrennt ausgewiesen – aus zwei Gründen:

• Umsatzsteuer: Laut § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG ermäßigt sich die Steuer auf „sieben Prozent“ für „die Vermietung von Wohn- und Schlafräumen … zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden“. Satz 2 dieser Nummer stellt klar: „Satz 1 gilt nicht für Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen“ – etwa das Frühstück. Für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen sieht § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG ebenfalls den ermäßigten Satz vor, „mit Ausnahme der Abgabe von Getränken“; dort gilt der Regelsatz, den § 12 Abs. 1 UStG mit „19 Prozent“ beziffert. Welcher Satz auf welche Position entfällt, muss die Rechnung nach § 14 Abs. 4 Nr. 7 und Nr. 8 UStG zeigen.
• Verpflegungspauschale: Zahlt das Unternehmen das Frühstück mit, ist es eine auf Veranlassung des Arbeitgebers von Dritten gestellte Mahlzeit. Laut § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG sind die Verpflegungspauschalen dann zu kürzen: „für Frühstück um 20 Prozent, für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent“ der maßgebenden Tagespauschale. Die Beträge dazu nennt Reisekosten richtig abrechnen.

Bitten Sie deshalb schon bei der Buchung um den getrennten Ausweis – sonst muss die Buchhaltung aufteilen, was das Haus längst getrennt kalkuliert hat.

Flug und Bahn ohne Kreditkarte: Ticketkauf über die vereinbarte Abrechnung

Flug- und Bahntickets kommen ohne Kartenzahlung zustande, indem nicht die reisende Person kauft, sondern im Namen des Unternehmens gebucht und über die vereinbarte Abrechnung bezahlt wird – der Unterschied liegt nicht im Ticket, sondern im Vertragspartner.

Für die Buchung ohne Kartenzahlung braucht die Buchungsstelle drei Angaben:

• Reisedaten und Namen: Strecke, Termin und Namen genau so, wie sie im Ausweisdokument stehen.
• Rechnungsempfänger: Firmierung und Anschrift des Unternehmens, wie sie nach § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG auf den Beleg gehören.
• Zuordnung: Kostenstelle, Projekt oder Abteilung – damit die Position später ohne Rückfrage zuzuordnen ist.

Bei der Bahn kommt hinzu: Laut § 12 Abs. 2 Nr. 10 Buchst. a UStG gilt der ermäßigte Satz für „die Beförderungen von Personen … im Schienenbahnverkehr“; zur Flugbeförderung trifft die Vorschrift keine Aussage. Zu Tarifen und Vorlauf lesen Sie Flug für die Geschäftsreise buchen und Mit der Bahn auf Geschäftsreise; wie sich Portal, Buchungstool und Buchungsstelle unterscheiden, zeigt Geschäftsreisen online buchen.

Die Sammelrechnung: Aufbau nach Reisenden, Kostenstellen und Stichtag

Eine Sammelrechnung bündelt die Reiseleistungen eines Zeitraums in einem Beleg – rechtlich eine Rechnung wie jede andere, im Aufbau dagegen Vereinbarungssache. Eine Gliederung nach Reisenden oder Kostenstellen schreibt das Gesetz nicht vor; § 14 Abs. 4 Nr. 5 bis Nr. 8 UStG verlangt nur, dass Art, Umfang, Zeitpunkt, Entgelt und Steuersatz je Position erkennbar sind.

Diese Gliederung hat sich bewährt – als Empfehlung, nicht als gesetzliche Vorgabe:

• Nach Reisenden: Alle Positionen einer Person stehen beieinander – Rückfragen sind ohne Suchlauf zu beantworten.
• Nach Kostenstellen oder Projekten: Laut AirPlus erhalten Unternehmen „durch kundenindividuelle Rechnungsdaten, die Sie nach Ihren Anforderungen festlegen“, Transparenz über sämtliche Transaktionen – die Zuordnung entsteht bei der Buchung.
• Zum vereinbarten Stichtag: Beim zentralen Konto legen Unternehmen laut AirPlus „lediglich den Abrechnungszeitraum fest“ – ein fester Rhythmus ist nirgends vorgeschrieben.

Ebenso wichtig ist, was nicht hineingehört: Auslagen der Reisenden, private Zusatzleistungen aus dem Hotel und alles, was erst nach der Reise entsteht. Diese Posten laufen über den Abrechnungsweg des Reisenden, beschrieben in Reisekosten richtig abrechnen; vermischen Sie beides, ist die Sammelrechnung nicht mehr die eine Quelle für die gebuchten Leistungen. Wie daraus ein schlanker Prozess wird, zeigt Reisekosten senken.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Wann die Firmenanschrift fehlen darf

Die Firmenanschrift darf fehlen, wenn der Gesamtbetrag die Kleinbetragsgrenze nicht übersteigt. Laut § 33 UStDV muss „eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt“, mindestens Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Umfang und Art der Leistung sowie „das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag … in einer Summe“ und den Steuersatz tragen. Der Leistungsempfänger fehlt in dieser Mindestliste.

Für Reisebelege bedeutet das zweierlei:

• Kleinbelege bleiben Kleinbelege: Taxiquittung oder Parkschein unter der Grenze brauchen die Firmenanschrift nicht – maßgeblich ist der Gesamtbetrag aus Entgelt und Steuer, nicht der Nettobetrag.
• Ausnahmen: Nach § 33 Satz 3 UStDV gilt die Erleichterung nicht für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b des Umsatzsteuergesetzes.

Oberhalb der Grenze gilt die volle Liste aus § 14 Abs. 4 UStG und damit die Firmenanschrift – Hotelnächte, Flüge und Mietwagen liegen fast immer darüber. Wie lange Sie Belege aufbewahren, steht in Reisekosten richtig abrechnen.

Zahlungsweg in der Reiserichtlinie festschreiben: Wer bucht, wer zahlt, wer legt aus

Der Zahlungsweg gehört in die Reiserichtlinie, weil sonst jede Buchung neu aushandelt, wer zahlt. Drei Sätze genügen meist: wer buchen darf, über welchen Weg gezahlt wird und wann Mitarbeitende in Vorleistung gehen dürfen. Aufbau und Inhalt solcher Richtlinien behandeln Reiserichtlinie erstellen und Reiserichtlinie: Muster. Steht der Weg fest, sinkt die Zahl falsch adressierter Belege, weil die Frage nach dem Rechnungsempfänger bei der Buchung beantwortet wird und nicht an der Rezeption.

Häufige Fragen zu Geschäftsreisen auf Rechnung

Lässt sich eine Geschäftsreise ohne Firmenkreditkarte buchen?

Ja. Bucht eine Buchungsstelle im Namen des Unternehmens, entsteht die Rechnung gegenüber der Firma, und die Reisenden legen nichts aus. Als Alternative dient ein zentral hinterlegtes Abrechnungskonto, oft Reisestellenkarte genannt, bei dem ebenfalls kein Zahlungsmittel beim Reisenden liegt. Die Karte ist damit nur einer von mehreren Wegen.

Was muss auf einer Hotelrechnung stehen, damit sie auf die Firma läuft?

Nach § 14 Abs. 4 UStG gehören Name und Anschrift von Hotel und Unternehmen auf den Beleg, dazu Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, der Leistungszeitpunkt sowie das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt mit Steuerbetrag. Übernachtung und Frühstück sollten getrennt ausgewiesen sein.

Was ist eine Reisestellenkarte?

Laut bahn.de ist eine Reisestellenkarte, Firmenkreditkarte oder Company Card ein bargeldloses Zahlungsmittel als physische oder virtuelle Kreditkarte, das Unternehmen vor allem für Geschäftsreisen nutzen. AirPlus verwendet den Begriff auch für ein zentral hinterlegtes Abrechnungskonto. Entscheidend ist deshalb, ob das Zahlungsmittel zentral oder persönlich liegt.

Ab welchem Betrag muss die Firmenanschrift auf der Rechnung stehen?

Bei einer Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, genügen nach § 33 UStDV die Angaben zum leistenden Unternehmer, das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe samt Steuersatz. Der Leistungsempfänger fehlt dort. Oberhalb dieses Betrags gilt die volle Liste des § 14 Abs. 4 UStG.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die zitierten Vorschriften geben den Stand der verlinkten Fassungen wieder; ob und wie sie auf Ihren Einzelfall anzuwenden sind, insbesondere beim Vorsteuerabzug und bei grenzüberschreitenden Sachverhalten, klären Sie bitte mit Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung.