Green Meetings: Kriterien, Nachweise & Ausschreibung

Ein Green Meeting ist eine Veranstaltung, deren ökologische, soziale und ökonomische Wirkungen von der Standortwahl bis zur Nachbereitung planmäßig erfasst, verringert und nachweisbar dokumentiert werden. Der Begriff meint keinen Vortrag über Nachhaltigkeit, sondern eine Arbeitsweise: Entscheidungen zu Anreise, Ort, Energie, Material und Catering werden so getroffen, dass sich ihr Ergebnis belegen lässt – gegenüber dem eigenen Nachhaltigkeitsbericht ebenso wie gegenüber einem Kunden, der es in der Ausschreibung verlangt. Dieser Beitrag ordnet die Kriterien, die Nachweise und die Kennzahlen, mit denen sich ein Firmenevent auch ohne vollständige CO₂-Bilanz bewerten lässt. Für die Dienstreise des Einzelnen gilt eine eigene Systematik – sie steht in Nachhaltige Geschäftsreisen.

Was ein Green Meeting ist – und woran man es prüft

Geprüft wird ein Green Meeting an Handlungsfeldern, nicht an einer Absichtserklärung. Als Prüfraster dient der „Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen“ von Bundesumweltministerium und Umweltbundesamt (4. überarbeitete Auflage, August 2020, umweltbundesamt.de); ein Teil der Entscheidungen fällt schon vor der ersten Einladung. Er ist für Behörden geschrieben, seine Handlungsfelder passen aber auf jede Firmenveranstaltung.

Diese Auflage des Leitfadens gliedert eine nachhaltige Veranstaltung in zwölf Handlungsfelder, die sich für die Praxis zu fünf Prüfbereichen bündeln lassen:

• Mobilität: Anreise der Teilnehmenden, Referenten und Dienstleister – sie wird als Verkehrsmittelanteil der Anreise gesondert erfasst und ausgewiesen.
• Ort und Energie: Veranstaltungsort und Unterbringung, Energie und Klima, temporäre Bauten und Messestände, Umgang mit Wasser.
• Beschaffung und Material: Einkauf von Produkten und Dienstleistungen, Abfallmanagement, Gastgeschenke und Give-aways.
• Catering: Speisen, Getränke und der Umgang mit Überschuss.
• Organisation und Soziales: Kommunikation und Evaluation, Barrierefreiheit, Gender-Mainstreaming und Vereinbarkeit.

Die drei Säulen – ökologisch, sozial, ökonomisch – ziehen sich durch alle fünf Bereiche. Wer nur die ökologische Seite bearbeitet, hat ein Umweltkonzept, kein Green Meeting. Die Reihenfolge vermeiden, verlagern, verbessern und zuletzt kompensieren gilt dabei wie bei Reisen; sie ist in Nachhaltige Geschäftsreisen erklärt und wird hier nicht wiederholt. Ob ein Format ganz oder teilweise ohne Anreise auskommt, klärt Hybride Veranstaltung.

Standortwahl nach Teilnehmergeografie

Steht fest, dass die Veranstaltung mit Anreise stattfindet, wird der Veranstaltungsort nach dem Wohn- und Arbeitsort der Teilnehmenden gewählt – nicht nach dem Firmensitz:

• Schwerpunkt der Gruppe ermitteln: Die Postleitzahlen der Einladungsliste genügen. Liegt der Schwerpunkt an einem Bahnknoten, wandert die Veranstaltung dorthin – auch wenn die Zentrale woanders sitzt.
• Bahnhofsnähe vor Autobahnanschluss: Ein Haus, das zu Fuß vom Fernbahnhof erreichbar ist, senkt die Hürde für die Bahnanreise der ganzen Gruppe – der Leitfaden von Bundesumweltministerium und Umweltbundesamt nennt die bequeme Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln als Maßnahme; die Autobahnanbindung im Exposé sagt darüber nichts.
• Anreise vorbuchen statt anbieten: Wer die Bahnverbindung samt Buchungsweg in die Einladung legt, nimmt den Teilnehmenden die eigene Suche ab; ob sich die Anreise dadurch verschiebt, zeigt der Verkehrsmittelanteil nach der Veranstaltung. Reisen mehrere gemeinsam an, greift der Gruppentarif der Bahn; ab welcher Personenzahl er beginnt und wie er gebucht wird, steht in Gruppenreise mit der Bahn.
• Shuttle bündeln statt Einzelanreise: Ab dem Bahnhof ein Sammeltransfer zu festen Zeiten, abgestimmt auf die Ankünfte der Züge – Fahrzeugwahl und Kosten ordnet Bus mieten für Firmen.
• Internationale Gruppen: Sind Flüge unvermeidbar, gehört die Zahl der Flüge in die Standortentscheidung: Ein Ort mit Direktverbindungen für die Mehrheit schlägt einen Ort, der für alle einen Umstieg bedeutet. Die Buchungsmechanik steht in Gruppenflug buchen.

Fünf Kriterien, die im Location-Exposé fehlen

Zu Fläche, Technik, Strom und Wegen aus der Besichtigungsliste in Eventlocation finden kommen für ein Green Meeting fünf Fragen hinzu, die dort fehlen oder nur gestreift werden. Diese fünf Fragen beantwortet ein Location-Exposé selten von sich aus:

• Stromherkunft: Bezieht das Haus Ökostrom mit Herkunftsnachweis oder erzeugt es selbst? Ein Satz auf der Website reicht nicht – lassen Sie sich den Nachweis des Versorgers zeigen.
• Abfallkonzept: Getrennte Erfassung im Veranstaltungsbereich, nicht nur in der Küche; Mehrweg für Geschirr und Gläser als Standard; eine Regelung für Überschüsse.
• ÖPNV-Weg: Nicht die Entfernung zur Haltestelle zählt, sondern Takt, letzte Verbindung am Abend und der Fußweg bei Dunkelheit.
• Tageslicht und Lüftung: Licht, Heizung und Klima stehen bereits auf der Besichtigungsliste – für ein Green Meeting zählt zusätzlich, ob Räume mit Tageslicht und Fensterlüftung Kunstlicht und Klimatisierung über den Tag ersetzen können.
• Zertifikat oder Kodex: Welchen Nachweis das Haus führt und seit wann – die Einordnung folgt im Kapitel zu den Nachweisen.

Bei Tagungen mit Übernachtung gehört dieselbe Frage an das Hotel; wie Zertifizierungen in der Ratenvereinbarung abgefragt werden, steht in Hotels für Firmen buchen.

Material, Druck, Give-aways und Catering-Standards

Beim Material entscheidet nicht der Werkstoff, sondern die Frage, ob der Gegenstand nach der Veranstaltung noch gebraucht wird:

• Namensschilder und Beschilderung: Wiederverwendbare Halter mit Papiereinleger, Rücknahme am Ausgang – und keine Jahreszahl auf Roll-ups und Wegweisern, damit sie wieder taugen.
• Druck: Programm und Teilnehmerliste digital als Standard, gedruckt nur auf Anforderung; die Druckauflage an die Zusagen koppeln, nicht an die Einladungen.
• Dekoration: Gemietet statt gekauft, Pflanzen statt Schnittblumen, Wegwerfartikel gestrichen.
• Give-aways: Zuerst gehört die Frage geklärt, ob es ein Gastgeschenk überhaupt braucht. Soll es eines sein: eines, das gebraucht wird, regional bezogen, ohne Einzelverpackung – oder eine Spende im Namen der Gäste.
• Catering-Standards: Vegetarisch als Voreinstellung mit Fleisch oder Fisch als Wahl, saisonal und regional im Angebot benannt, Leitungswasser in Karaffen, Mehrweg statt Einweg, die Weitergabe von Überschuss mit dem Caterer vorab vereinbart. Mengen, Sonderkostquoten und die Positionen eines vergleichbaren Angebots stehen in Event-Catering kalkulieren.

Nachweise: Zertifikat, Kodex oder Norm

Wer Nachhaltigkeit belegen soll, stößt auf drei Arten von Nachweisen, die unterschiedlich viel aussagen. Für die Bewertung eines Angebots unterscheidet man Zertifikate des Betriebs, die Selbstverpflichtung nach einem Branchenkodex und die Zertifizierung eines Managementsystems:

• Zertifikate des Betriebs: Sie bestätigen einen geprüften Betrieb – Energie, Wasser, Abfall, Einkauf –, gelten aber je Label für einen anderen Betriebstyp. Green Globe führt unter seinen Branchen ausdrücklich „Congress Centre, Meeting Venues“ und passt damit auf die Veranstaltungsstätte selbst (greenglobe.com). Das GreenSign Institut zertifiziert gegen die Standards GreenSign Hotel, GreenSign Gastro und GreenSign Office, betrifft also Tagungshotel, Gastronomie oder Bürostandort (greensign.de). Bei Tagungshotels kommt das EU Ecolabel hinzu; es wird für die Produktgruppe Beherbergungsbetriebe vergeben, für reine Tagungs- und Eventlocations führt die EU-Kommission keine Produktgruppe (environment.ec.europa.eu). Alle drei sagen etwas über den geprüften Betrieb, nichts über Ihre Veranstaltung darin. Entscheidend ist, für welchen Betrieb der Nachweis gilt, was geprüft wurde und wie alt er ist.
• Selbstverpflichtung nach Kodex: fairpflichtet ist der Nachhaltigkeitskodex der deutschsprachigen Veranstaltungswirtschaft, initiiert vom GCB German Convention Bureau und dem EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren. Er besteht aus zehn Leitmotiven (fairpflichtet.de/leitmotive); Unterzeichner erstellen ein Nachhaltigkeitsprofil, veröffentlichen es auf der eigenen Website und reichen es im Zwei-Jahres-Rhythmus neu ein (Stand September 2026, fairpflichtet.de). Das ist keine Prüfung durch Dritte, aber ein öffentliches Dokument, das Sie lesen und hinterfragen können.
• Managementsystem: ISO 20121 „Event sustainability management systems“ legt die Anforderungen an ein Managementsystem für nachhaltige Veranstaltungen fest und gibt Anleitung zu deren Erfüllung. Die aktuelle Ausgabe ISO 20121:2024 ersetzt die Fassung von 2012 (iso.org). Sie zertifiziert Prozesse, nicht ein einzelnes Ergebnis – und sie sieht neben der Zertifizierung durch Dritte auch die Selbsterklärung vor. Fragen Sie deshalb, welcher Weg gewählt wurde. In dieselbe Kategorie gehört EMAS: ein Umweltmanagementsystem nach der EMAS-Verordnung, das ein staatlich zugelassener Umweltgutachter begutachtet und validiert (emas.de). Es bezieht sich auf die Organisation und ihren Standort, nicht auf Ihre Veranstaltung.

Keiner der drei Nachweise ersetzt die Zahlen Ihrer konkreten Veranstaltung: Ein zertifiziertes Haus, zu dem alle mit dem Auto kommen, ist kein Green Meeting. Nachweise sagen, wem Sie vertrauen können – Kennzahlen sagen, was passiert ist.

Die Ausschreibung: Was ein Green-Meeting-Angebot ausweisen sollte

Ein Angebot, das „nachhaltig“ nur im Titel führt, ist nicht vergleichbar. Ein Green-Meeting-Angebot weist sieben Punkte getrennt und prüfbar aus:

1. Nachhaltigkeitskonzept der Veranstaltung: ein bis zwei Seiten, gegliedert nach den Handlungsfeldern oben, mit Verantwortlichen – nicht die Broschüre des Hauses.
2. Anreise: empfohlener Standort mit Begründung aus der Teilnehmergeografie, Bahnverbindung samt Buchungsweg, Shuttle-Zeiten, ÖPNV-Beschreibung für die Einladung.
3. Stromherkunft und Energie: Nachweis des Versorgers, Umgang mit Klimatisierung und Beleuchtung im Tagesablauf.
4. Catering-Standard: vegetarischer Standard, regionale Herkunft benannt, Mehrweg, Überschuss-Regelung – als Zusage, nicht als Option.
5. Material und Abfall: was gedruckt, was gemietet, was zurückgenommen wird; Abfalltrennung im Veranstaltungsbereich.
6. Nachweise: Zertifikatskopien mit Gültigkeitsdatum, Nachhaltigkeitsprofil oder ISO-Zertifikat von Agentur und Haus – als Anlage, nicht als Logo.
7. Kennzahlen nach der Veranstaltung: wer die Anreisedaten, den Anteil vegetarischer Portionen und die Mehrwegquote erhebt und in welcher Form sie übergeben werden.

Zwei Formulierungen sollten Sie hinterfragen: eine Umweltaussage ohne Rechenweg und Standard, und „nachhaltig zertifiziert“ ohne Angabe, wer wen wofür zertifiziert hat. Wie Werbeaussagen zur Umweltwirkung rechtlich zu bewerten sind, klärt Ihre Rechtsberatung.

Messen ohne CO₂-Bilanz: drei Kennzahlen

Für den internen Vergleich treten drei Kennzahlen an die Stelle der vollständigen CO₂-Bilanz, die Daten voraussetzt, die viele Firmenveranstaltungen nicht erheben. Diese drei Kennzahlen lassen sich aus Anmeldung, Catering-Abrechnung und Rückmeldung der Location bilden und von Jahr zu Jahr vergleichen:

1. Verkehrsmittelanteil der Anreise (Modal-Split): der Anteil der Teilnehmenden je Verkehrsmittel. Die Daten kommen aus einem Feld „Anreise mit“ in der Anmeldung – mit angegebenem Zweck und Löschfrist, im Zweifel als freiwillige Angabe – oder, wenn Bahn, Flug und Hotel gebündelt über einen Partner gebucht werden, aus dessen Buchungsauswertung. Wie die Abfrage aufgesetzt wird, steht in Teilnehmermanagement; ob und in welcher Form Sie diese Daten erheben dürfen, bewertet Ihre Datenschutzbeauftragte.
2. Anteil vegetarischer Portionen: aus der Catering-Abrechnung, nicht aus der Bestellung.
3. Mehrwegquote: der Anteil der Ausgabe in Mehrweg an allen Speisen und Getränken – aus der Rückmeldung von Caterer und Location.

Der Modal-Split lässt sich mit den Emissionsfaktoren des Umweltbundesamtes in eine Größenordnung übersetzen. Nach der UBA-Tabelle „Vergleich der durchschnittlichen Emissionen einzelner Verkehrsmittel im Personenverkehr“ (Bezugsjahr 2024, TREMOD 6.71B, Stand Oktober 2025, umweltbundesamt.de) verursachen die Verkehrsmittel je Personenkilometer im Durchschnitt:

• Pkw: 164 Gramm CO₂-Äquivalente bei durchschnittlich 1,4 Personen pro Pkw, über alle Antriebe.
• Flugzeug, Inland: 290 Gramm einschließlich der Nicht-CO₂-Effekte bei 73 Prozent Auslastung.
• Eisenbahn, Fernverkehr: 26 Gramm bei 47 Prozent Auslastung.
• Linienbus, Fernverkehr: 30 Gramm bei 53 Prozent Auslastung.
• Eisenbahn, Nahverkehr: 44 Gramm bei 30 Prozent Auslastung.
• Straßen-, Stadt- und U-Bahn: 42 Gramm bei 19 Prozent Auslastung.

Die Werte sind CO₂-Äquivalente einschließlich der Vorkette der Energiebereitstellung; ein Bahnbetreiber mit eigenem Strombezug weist andere Zahlen aus. Für gecharterte Shuttles führt die Tabelle keinen Wert – hier zählt die tatsächliche Besetzung des Fahrzeugs, die Sie aus der Anmeldung kennen. Aus Teilnehmerzahl, mittlerer Entfernung und Modal-Split ergibt sich eine Größenordnung, die für den Vergleich zweier Standorte und für einen Kundenfragebogen reicht; die methodische Bewertung bleibt bei Ihrer Fachabteilung. Was nach Vermeiden, Verlagern und Verbessern übrig bleibt, lässt sich kompensieren – warum das der letzte Schritt ist, steht in Nachhaltige Geschäftsreisen.

Häufige Fragen zu Green Meetings und ihren Nachweisen

Was ist ein Green Meeting?

Ein Green Meeting ist eine Veranstaltung, deren ökologische, soziale und ökonomische Wirkungen von der Standortwahl bis zur Nachbereitung planmäßig verringert und dokumentiert werden. Als Prüfraster dienen die zwölf Handlungsfelder des Leitfadens für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen von Bundesumweltministerium und Umweltbundesamt; für die Praxis lassen sie sich zu fünf Bereichen bündeln: Mobilität, Ort und Energie, Beschaffung und Material, Catering sowie Organisation und Soziales. Steht fest, dass die Veranstaltung mit Anreise stattfindet, wird der Veranstaltungsort nach dem Wohn- und Arbeitsort der Teilnehmenden gewählt, nicht nach dem Firmensitz. Wer nur die ökologische Seite bearbeitet, hat ein Umweltkonzept, aber kein Green Meeting.

Welche Zertifikate und Nachweise gibt es für nachhaltige Veranstaltungen?

Für nachhaltige Veranstaltungen gibt es drei Arten von Nachweisen: Zertifikate des Betriebs, die Selbstverpflichtung nach dem Branchenkodex fairpflichtet mit einem im Zwei-Jahres-Rhythmus veröffentlichten Nachhaltigkeitsprofil und die Zertifizierung eines Managementsystems. Green Globe zertifiziert dabei Kongresszentren und Veranstaltungsstätten, GreenSign Hotels, Gastronomie und Büros, das EU Ecolabel Beherbergungsbetriebe; ISO 20121 gilt für Veranstaltungen, EMAS als Umweltmanagementsystem der Organisation. Keiner der drei Nachweise ersetzt die Kennzahlen der konkreten Veranstaltung.

Was regelt die Norm ISO 20121 für Veranstaltungen?

Die Norm ISO 20121 „Event sustainability management systems“ legt die Anforderungen an ein Managementsystem für nachhaltige Veranstaltungen fest und gibt Anleitung zu deren Erfüllung. Die aktuelle Ausgabe ISO 20121:2024 ersetzt die Fassung von 2012. Zertifiziert werden Prozesse, nicht das Ergebnis einer einzelnen Veranstaltung; neben der Zertifizierung durch Dritte sieht die Norm auch die Selbsterklärung vor.

Wie weist ein Unternehmen die Nachhaltigkeit eines Firmenevents nach?

Ein Unternehmen weist die Nachhaltigkeit eines Firmenevents über drei Kennzahlen nach, die sich aus Anmeldung, Catering-Abrechnung und Rückmeldung der Location bilden lassen: den Modal-Split der Anreise, den Anteil vegetarischer Portionen und die Mehrwegquote. Der Modal-Split lässt sich mit den Emissionsfaktoren des Umweltbundesamtes je Personenkilometer in eine Größenordnung übersetzen; dazu kommen die Nachweise von Location und Agentur als Anlage des Angebots. Die methodische Bewertung bleibt bei der Fachabteilung.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechts-, Prüfungs- oder Nachhaltigkeitsberatung. Emissionsfaktoren, Normausgaben und Kodex-Regeln werden fortgeschrieben; die genannten Werte tragen ihr Bezugsjahr und ihren Stand. Die methodische Bewertung, ein Bericht nach anerkanntem Standard und die rechtliche Prüfung von Werbeaussagen zur Umweltwirkung bleiben bei Ihrer Fachabteilung, Wirtschaftsprüfung oder Rechtsberatung.