Wie viele Städte sollte eine Roadshow umfassen?

Bewährt sind drei bis sechs Stationen. Weniger lohnt den Aufbau des Formats kaum, mehr überlastet das tourende Team und verwässert die Qualität. Die Auswahl richtet sich nach der Kundendichte, nicht nach der Einwohnerzahl: Entscheidend ist, wo Ihre Zielgruppe tatsächlich sitzt und in maximal einer Stunde Anfahrt erreichbar ist.

Wie plant man die Reiselogistik einer Roadshow?

Der Schlüssel ist eine durchdachte Route mit sinnvoller Reihenfolge der Städte, gebündelt gebuchten Bahn- oder Flugverbindungen, Hotels in Laufnähe zur jeweiligen Location und ausreichend Puffer zwischen den Stationen. Ein Reisepartner bündelt Buchungen, fängt kurzfristige Änderungen ab und liefert eine gesammelte Abrechnung – das entlastet das Team, das ohnehin jeden Abend auftreten muss.

Roadshow organisieren: Ablauf, Städte-Auswahl & Kosten

Q: Was ist eine Roadshow?

Eine Roadshow ist eine Veranstaltungsreihe, bei der ein Unternehmen dasselbe Format nacheinander in mehreren Städten durchführt – etwa zur Produkteinführung, Kundengewinnung oder Partnerbindung. Statt die Zielgruppe an einen zentralen Ort zu holen, kommt das Unternehmen zu ihr. Typisch sind drei bis acht Stationen innerhalb weniger Wochen.

Q: Was kostet eine Roadshow?

Pro Station liegen Location, Technik und Catering häufig bei 3.000 bis 10.000 Euro, abhängig von Gästezahl und Anspruch. Hinzu kommen die Reisekosten des tourenden Teams sowie Material und Transport. Als Faustregel liegen die Gesamtkosten je Gast bei 150 bis 400 Euro – Roadshows sind damit oft günstiger als ein zentrales Großevent mit Anreise aller Gäste.

Ein zentrales Kundenevent hat ein Problem: Wer weit weg sitzt, kommt nicht. Die Roadshow dreht das um – Sie bringen Ihr Format in mehrere Städte und treffen die Zielgruppe dort, wo sie ist. Das erhöht die Teilnahme deutlich, verlangt aber saubere Planung: gleiche Qualität an jedem Stopp, bei ständig wechselnder Location und einem Team, das jeden Tag woanders auftritt. Dieser Leitfaden zeigt, wie das gelingt.

Wann sich eine Roadshow lohnt

Produkteinführung: Neues Produkt regional erlebbar machen – mehrfach, statt einmal zentral.
Kundengewinnung: Niedrige Hürde – zwei Stunden am Abend statt Tagesreise.
Partner- & Händlerbindung: Vertriebspartner in ihrer Region abholen.
Recruiting & Employer Branding: in mehreren Hochschulstädten präsent sein.
Nach Übernahmen oder Rebranding: neue Positionierung persönlich in die Regionen tragen.

Die Städte-Auswahl: Kundendichte schlägt Einwohnerzahl

Der häufigste Fehler ist, einfach die größten Städte zu nehmen. Entscheidend ist, wo Ihre Zielgruppe tatsächlich sitzt – analysieren Sie Kunden- und Interessentendaten nach Postleitzahlen. Weitere Kriterien:

Einzugsgebiet: Gäste kommen für einen Abendtermin maximal etwa eine Stunde weit.
Erreichbarkeit: Bahnhofsnähe und Parkplätze entscheiden über Zusagen.
Route: Städte in sinnvoller geografischer Reihenfolge – keine Zickzack-Touren.
Anzahl: Drei bis sechs Stationen sind bewährt – mehr überlastet das Team.

Roadshow planen: 7 Schritte

Ziel & Kernbotschaft festlegen: Was soll an jedem Stopp identisch hängen bleiben?
Städte & Route definieren: nach Kundendichte, in fahrbarer Reihenfolge.
Termine setzen: gleicher Wochentag und gleiche Uhrzeit je Stopp schafft Routine – Ferien und regionale Feiertage prüfen.
Locations buchen: vergleichbare Größe und Ausstattung an jedem Ort, damit das Format überall funktioniert.
Technik & Material planen: entweder mitreisendes Set oder überall gleiche Technik vor Ort – plus Transport zwischen den Stationen.
Einladungsmanagement je Stadt: eigene Gästeliste, eigene Einladung, persönliches Nachfassen pro Standort.
Reiselogistik fürs Team: Anreise, Hotels, Transfers und Puffer – der Punkt, der über die Nerven entscheidet.

Der kritische Punkt: die Reiselogistik

Bei einer Roadshow reist ein kleines Team wochenlang von Stadt zu Stadt – und muss trotzdem jeden Abend voll da sein. Das gelingt nur mit durchdachter Logistik:

Hotels in Laufnähe zur Location – nach einem langen Abend zählt jeder Meter.
Gebündelte Buchungen für das ganze Team statt Einzelreservierungen.
Umbuchbare Tickets: Bei Roadshows verschiebt sich fast immer etwas.
Puffer zwischen den Stationen: Abbau, Fahrt und Aufbau brauchen realistisch Zeit.
Ein Ansprechpartner für alles – nicht fünf Buchungsportale und zehn Rechnungen.

Genau hier liegt unser Vorteil: Wir sind Reiseprofis und organisieren Events. Wie das grundsätzlich zusammenspielt, lesen Sie in Corporate Event mit Reise; die Buchungsseite deckt Geschäftsreise buchen lassen ab.

Was kostet eine Roadshow?

Pro Station (Location, Technik, Catering): häufig 3.000–10.000 €, je nach Gästezahl und Anspruch.
Reisekosten des Teams: Bahn/Flug, Hotels, Transfers über die gesamte Tour.
Material & Transport: Messebau-Elemente, Technik, Give-aways.
Faustregel: 150–400 € pro Gast – und damit oft günstiger als ein zentrales Großevent, zu dem alle anreisen müssten.

Qualität an jedem Stopp sichern

Standardisiertes Setup: gleicher Ablauf, gleiche Präsentation, gleiche Materialien – nur die Location wechselt.
Checkliste je Station: Aufbau, Technik-Check, Ansprechpartner vor Ort, Ablaufzeiten.
Regionale Note: lokale Referenzen oder ein regionaler Gast machen aus dem Standardformat einen persönlichen Termin.
Feedback nach jedem Stopp: kurz auswerten und bis zur nächsten Station nachschärfen.

Häufige Fragen

Was ist eine Roadshow?

Eine Veranstaltungsreihe mit demselben Format in mehreren Städten – das Unternehmen kommt zur Zielgruppe statt umgekehrt.

Wie viele Städte?

Drei bis sechs Stationen sind bewährt; ausgewählt nach Kundendichte, nicht nach Stadtgröße.

Was kostet sie?

3.000–10.000 € pro Station plus Reisekosten; als Faustregel 150–400 € pro Gast.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung. Kostenangaben sind grobe Richtwerte und hängen stark von Städten, Locations, Gästezahl und Aufwand ab.

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